หลักการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร

  ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารยังคงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ต้องมีไว้ใช้ในสำนักงาน ถึงแม้ว่ากระแสการใช้กระดาษลดน้องลง แต่เราก็ไม่สามารถปฎิเสธการใช้เอกสารบางอย่างที่ต้องเป็นกระดาษ เช่น เอกสารด้านกฎหมาย เอกสารบัญชี เอกสารอนุมัติต่างๆ ดังนั้นเรามาดูสิว่าการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบัน ควรมีหลักการอะไรบ้าง

1. เลือกขนาดเครื่องให้เหมาะสมกับกระดาษที่ใช้ในสำนักงาน เนื่องจากเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบันแบ่งขนาดเครื่องออกเป็น 2 ขนาดกระดาษ ที่ใช้

กันอย่างแพร่หลาย คือ เครื่องถ่ายเอกสารขนาด A4 และเครื่องถ่ายเอกสารขนาด A3 เพราะบางครั่งเราเลือกเครื่องขนาดใหญ่แต่ไม่ได้ใช้ถ่ายเอกสาร

กระดาษ A3 ก็ทำให้สิ้นเปลื่องงบประมาณในการจัดซื้อและค่าบำรุงรักษาที่แพงกว่าเครื่องถ่ายเอกสารขนาด A4   หรือนานๆ อาจมีถ่ายเอกสาร A3 แค่

5-10 แผ่น อันนี้เราก็สามารถไปจ้างถ่ายเอกสารข้างนอกประหยัดกว่าครับ

2. เลือกขนาดความเร็วการถ่ายเอกสารให้เหมาะสมกับงานที่ใช้  เช่นสำนักงานแห่งหนึ่งมีการใช้งานถ่ายเอกสาร 1000 แผ่น/วัน แต่ไปเลือกใช้เครื่อง

ถ่ายเอกสารความเร็วแค่ 20 แผ่น/นาที กว่างานจะเสร็จคงต้องรอกันเป็นร่วมชั่วโมง  แถมเครื่องจะพังเร็วมากเนื่องจากหมึกที่ใช้ในเครื่องถ่ายเอกสาร

เป็นชนิดผงหมึก ระบบเครื่องถ่ายจะใช้ลูกกลิ้งความร้อนละลายให้หมึกติดกับกระดาษ ซึ่งถ้างานถ่ายเอกสารออกมาเร็ว ความร้อนสะสมในเครื่องถ่าย

ก็จะน้อย แถมประหยัดไฟเพิ่มขึ้นได้อีก

3. เลือกเครื่องที่เป็นระบบมัลติฟังค์ชั่น  นอกจากความสามารถในการถ่ายเอกสารแล้วเดี๋ยวนี้เครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่สามารถ พิมพ์เอกสารโดย

สั่งจาก Computer,  โทรศัพท์มือถือ หรือ Tablet ผ่านระบบสาย LAN หรือ WIFI ได้แล้ว และยังสามารถสแกนเอกสารไปเก็บในอุปกรณ์ Computer

Scan to Email,  Scan to Thumb drive ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ส่วนการรับ-ส่ง FAX จะเป็น option ทุกยี่ห้อต้องซื้ออุปกรณ์เสริมในราคาแพง ดังนั้น

ก็ต้องมาดูความจำเป็นว่าสำนักงานนั้นๆ ต้องใช้หรือไม่

4. เลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีศูนย์บริการไว้ใจได้ในพิ้นที่  เนื่องจากเครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์อิเลคทรอนิคส์ผสมกับระบบจักรกล   จำเป็นต้องดูแล

จากช่างผู้ชำนาญ และควรสอบถามกับตัวแทนจำหน่ายว่ากรณีเครื่องต้องซ่อมนานจะมีเครื่องสำรองไว้ให้ใช้หรือไม่ เพราะบางครั่งต้องรออะไหล่นาน

เป็นสัปดาห์ เราจึงควรเลือกตัวแทนจำหน่ายที่มีเครื่องสำรองให้เรา

5. ต้นทุนการถ่ายเอกสารหรือพิมพ์งาน เฉลี่ยต้องไม่ควรแพงเกิน 25 สตางค์/แผ่น (คำนวนจากการใช้หมึก 5% ของหน้ากระดาษ) โดยเราต้องลงทุน

ซื้อเครื่องถ่ายเอกสารแล้ว อุปกรณ์สิ้นเปลืองก็ต้องซื้อตามปริมาณการใช้งานของเราด้วย ดังนั้นต้นทุนหมึกและอุปกรณ์สิ้นเปลืองเช่น ลูกทำภาพ

ชุดผงแม่เหล็ก ชุดความร้อน เมื่อมาคำนวนแล้วต้นทุนการถ่ายเอกสารอยู่ควรอยู่ไม่เกิน 25 สตางค์/แผ่น